Privatlivspolitik

1. Generelt

1.1 Denne Privatlivspolitik (”Politik”) (english version available here) er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et medlems-/kunde- eller bidragyderforhold eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne Politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere. På https://ms.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af Politikken.

2. Dataansvarlig

2.1 Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er: Mellemfolkeligt Samvirke – Action Aid Denmark Fælledvej 12 2200 København N +45 7731 0000 ms@ms.dk CVR nr.: 18243717 (Herefter ”Organisationen”)

2.2 Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med Behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer Databeskyttelsesloven Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

2.3 Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til:

Pierre Vernet

Head of People & System Development

complaints@ms.dk

3. Definitioner

3.1 Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:

PERSONOPLYSNINGER

Enhver for form information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.

DATAANSVARLIG

Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages Behandling af Personoplysninger.

DATABEHANDLER

Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler Personoplysninger på den Dataansvarliges vegne.

BEHANDLING

Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af Personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for Organisationen.

SÆRLIGE KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER

Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).

PERSONDATAFORORDNINGEN

Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.

DATABESKYTTELSESLOVEN

Lov nr 502 af 23/05/2018  - Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven). 

4. Formål med Behandlingen af dine Personoplysninger

4.1 Afhængig af om du er medlem eller bidragsyder, kunde eller rejsende, frivillig eller kursusdeltager hos os, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine Personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som velgørende medlemsforening. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag - medmindre du vælger at bidrage anonymt - dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os, og/eller når vi skal administrere dine eventuelle abonnementer eller medlemsskaber hos os. Det kan også være ved din brug af vores webshop, vores kundeservice og/eller i forbindelse med vores markedsføring over for dig, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, kurser eller rejser eller på anden måde deler personoplysninger med os.

5. De personoplysninger, som vi behandler om dig

5.1 Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:

5.1.1 Når du er medlem, kunde eller rejsende, frivillig eller kursusdeltager, eller bidragsyder hos os, indsamler vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer, e-mailadresse, registrerings- og kontonummer. Afhængig af dit forhold til os, indsamler vi oplysninger om dit CPR-nr., eksempelvis hvis du skal have fradrag for eventuelle bidrag eller, såfremt vi har en indberetningspligt.

5.1.2 Hvis du skal ud og rejse med Global Contact, Mellemfolkeligt Samvirkes rejseprogram, kan vi have brug for at behandle dine helbredsoplysninger, som hører til de Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger). Hvis du giver dit udtrykkelige samtykke, behandles disse oplysninger og deles med partnerorganisationen på rejsedestinationen. Helbredsoplysninger indhentes udelukkende af hensyn til rejsendes helbred. 

5.1.3 I nogle tilfælde er det nødvendig for os at indsamle Personoplysninger om dig fra andre. Det kan eksempelvis være fra CPR registeret, Teledata, og Post Nord. Vi indsamler disse oplysninger med henblik på at holde dine kontaktoplysninger opdaterede således, at du kan modtage materiale fra os. Vi indsamler dem ligeledes for at berige de oplysninger vi har fra dig skulle vi eksempelvis mangle din adresse.

6. Cookies

6.1 På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at styre login samt til at indsamle webstatistik En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke Personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende Politik. Du kan læse vores cookiepolitik her https://ms.dk/cookies.

7. Sådan behandler vi dine Personoplysninger

7.1 Helt konkret bruger vi dine Personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om du er medlem eller bidragsyder, kunde eller rejsende, frivillig eller kursusdeltager hos os, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.

7.1.1 Er du medlem hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • kunne administrere dit medlemsforhold 
  • kunne kontakte dig vedrørende dit medlemskab og vores arbejde via post, e-mail, telefon og sociale medier 
  • kunne indberette eventuelle bidrag udover dit medlemskab til SKAT, så dit bidrag vil fremgå af din selvangivelse
  • anvende din e-mailadresse til at målrette annoncering på sociale medier.

7.1.2 Er du bidragyder hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • kunne administrere dit/dine indbetalinger 
  • kunne kontakte dig nødvendig information om dit/dine bidrag og vores arbejde via post, e-mail, telefon og sociale medier 
  • kunne indberette dit bidrag til SKAT, så dit bidrag vil fremgå af din selvangivelse
  • kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov 
  • anvende din e-mailadresse til at målrette annoncering på sociale medier.

7.1.3 Er du kunde eller rejsende hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • stille funktionaliteterne på vores hjemmeside, herunder i vores webshop, til rådighed for dig
  • fremsende ordrebekræftelser til dig 
  • svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger 
  • kunne udføre dine ordrer
  • kunne håndtere administration af kundeforholdet til dig 
  • kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov 
  • understøtte dig i evt. visum-/arbejdstilladelsesansøgning i forbindelse med din rejse
  • kunne oprette dig som medlem, i de tilfælde, hvor det er et krav for at rejse med os

7.1.4 Er du frivillig eller kursusdeltager hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • tilbyde og administrere kurser 
  • oprette og administrere din frivilligprofil 
  • kunne kommunikere med dig og koordinere internt 
  • dele dine data med udvalgte ActionAid partnere, såfremt der er givet samtykke

7.1.5 Er du alene bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine Personoplysninger til at

  • kunne stille funktionaliteterne på vores hjemmeside til rådighed for dig 
  • udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside 
  • optimere vores hjemmesides indretning 
  • målrette annoncering på sociale medier
  • Hvis du har deltaget i en underskriftindsamling, kan vi anvende dine oplysninger til at kontakte dig, medmindre du aktivt har frabedt dig at blive kontaktet

8. Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)?

8.1 Når du bliver medlem hos os, giver et bidrag til os, køber en vare i vores webshop eller indgår anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige Personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige Personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for Behandling af dine Personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

8.2 Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige Personoplysninger fordi, vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige Personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.

8.2.1 Vi har en legitim interesse i at behandle dine Personoplysninger til brug for markedsføringsformål. Vores legitime interesse består således i at kende til dine præferencer, så vi bedre kan tilpasse vores tilbud til dig og i sidste ende tilbyde produkter og tjenesteydelser, der bedre opfylder dine behov og ønsker. Vi overholder naturligvis også markedsføringslovens regler. Det er ligeledes med henvisning til denne bestemmelse, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af medlemmer, køb, bidrag, brug af hjemmesiden, m.v.

8.3 I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle Personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores Behandling af oplysninger om dit CPR-nr.

8.4 Vi har mulighed for at behandle rejsendes helbredsoplysninger, som udgør særlige kategorier af personoplysninger, efter Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (a), hvor vi indhenter udtrykkeligt samtykke. Helbredsoplysninger indhentes udelukkende af hensyn til rejsendes helbred.  

8.5 Er du ikke medlem eller bidragsyder, kunde eller rejsende, frivillig eller kursusdeltager hos os, men fx blot bruger af vores hjemmeside eller med i en underskriftsindsmaling, har vi brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering eller henhold til formålet med underskriftsindsamlingen. Læs mere i vores cookiepolitik på https://ms.dk/cookies. Vi kan i nogle tilfælde registrere, hvilke IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside. En IP-adresse kan være en Personoplysning, og såfremt vi behandler din IP-adresse, så vil det ske på samme grundlag som beskrevet ovenfor under pkt. 8.2.

9. Deling af dine Personoplysninger

9.1 Vi kan dele dine Personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, betalingsservice, rejsebureau, telemarketing og anden markedsføring.

9.2 Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med andre ActionAid organisationer i det omfang, at dette er lovligt.

9.3 Hvis du deltager i en af vores onlinekampagner, har vi mulighed for at offentliggøre dit navn i kampagnematerialer. Dette vil altid blive oplyst inden dine oplysninger behandles.

9.4 I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

10. Deling af dine oplysninger med modtagere uden for EU/EØS

10.1 Enkelte af vores serviceleverandører befinder sig uden for EU/EØS, ligesom flere af vores søsterorganisationer er beliggende uden for EU/EØS. Det forekommer derfor, at vi deler dine personlige oplysninger med modtagere i lande uden for EU/EØS. Dette forudsætter dog, at:

  • det pågældende land eller den internationale organisation har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau som fastslået af Europa-Kommissionen
  • der mellem os og den pågældende modtager af dine Personoplysninger er indgået standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget af Europa-Kommissionen 
  • den pågældende modtager er certificeret jf. artikel 42 i Persondataforordningen
  • eller den pågældende modtager har et sæt godkendte bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules).

10.2 Det kan også ske, at vi anmoder om dit samtykke til overførsel til modtagere beliggende uden for EU/EØS, eller at dette er nødvendigt som følge af en aftale med dig eller foranstaltninger truffet i anledning af aftale med dig. Disse undtagelser for overførsel er omfattet af Persondataforordningens artikel 49.

10.3 Du kan til enhver tid få oplysning om eller eventuelt en kopi af hvilke fornødne garantier, der udgør grundlaget for overførsel af Personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS eller, såfremt der anvendes undtagelser som nævnt i Persondataforordningens artikel 49, hvilke undtagelser der lægges til grund for en eventuel overførsel.

11. Opbevaring og sletning af dine Personoplysninger

11.1 Vi opbevarer og behandler dine Personoplysninger så længe vi har en lovlig og saglig grund til det. I systemer hvor der er muligt anvender vi automatiske slette- og anonymiseringsprocedurer. I de systemer hvor det ikke er muligt har vi opsat løbende kontroller for at sikre at personoplysninger gennemgås og slettes/anonymiseres.

11.2 Er du kunde eller rejsende hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger 5 år plus indeværende i henhold til bogføringsloven.

11.3 Er du medlem hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger i 5 år plus indeværende år fra udmeldelse i henhold til bogføringsloven.

11.4 Er du bidragyder hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger i 5 år plus indeværende år fra udmeldelse i henhold til bogføringsloven.

11.5 Er du frivillig eller kursusdeltager hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger i maksimalt 5 år efter endt relation.

11.6 Er du bruger af vores hjemmeside og samtidig hverken kunde, medlem, tidligere medlem eller bidragyder, opbevarer vi de oplysninger, som vi har registret om dig i op til 12 måneder. Oplysninger der behandles i Google Analytics opbevares i 26 måneder.

11.7 Er du deltager i en af vores kampagner (quizzer, underskriftsindsamlinger etc.) uden økonomisk engagement, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 5 år efter kampagnens udløb. Vores kampagneaktiviteter er oftest aktive over en længerevarende periode og vi har i den forbindelse brug for at kunne dokumentere engagementet i vores kampagner.

12. Dine rettigheder

12.1 INDSIGT

12.1.1 Du har ret til at få indsigt i de Personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os på ovenstående adresse – se under pkt. 2.1, kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

12.2 BERIGTIGELSE OG SLETNING

12.2.1 Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende Behandling, sletning eller blokering af de Personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi - af en eller anden grund - ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

12.3 BEGRÆNSNING AF BEHANDLING

12.3.1 Du har – under særlige omstændigheder - ret til at få begrænset Behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af Behandlingen af dine Personoplysninger.

12.4 DATAPORTABILITET

12.4.1 Du har ret til at modtage dine Personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.

12.5 INDSIGELSESRET

12.5.1 Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor Behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende Politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

12.6 TILBAGEKALDELSE AF SAMTYKKE

12.6.1 Hvis Behandlingen af dine Personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

12.6.2 Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage salgsfremmende oplysninger og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til ms@ms.dk. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.

12.7 Du kan skrive til ms@ms.dk for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder.

12.8 Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

13.  Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive Personoplysninger

13.1 Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de Personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som bidragyder, etc.

14. Sikkerhed

14.1  I Organisationen er vores Behandling af Personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler Personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores Behandling af Personoplysninger til Databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

15. Klage til tilsynsmyndighed

15.1 Hvis du er utilfreds med vores Behandling af dine Personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

16. Opdatering af denne Politik

16.1 Mellemfolkeligt Samvirke er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af Personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.

16.2 Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende Politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Denne Politik er senest opdateret 31. januar 2019.